「ReDocS」は、賃貸管理業務で手間のかかる契約書などの書類作成や更新管理、家賃精算を効率化できるサービスです。シンプルで操作性が高く、システムに詳しくない方も使いやすい点が多くのお客様に支持されています。その導入のメリットや課題解決の事例、そして今後の展望について代表の髙田さんに伺いました。
インタビュー企業
| サービス名 | クラウド型賃貸管理ソフト「ReDocS」 |
| サービス提供企業 | Bambooboy（バンブーボーイ）株式会社 |
Excelでの複雑な業務を一発解決する「ReDocS」とは
はじめに、御社が提供するクラウド型賃貸管理ソフト「ReDocS」の概要についてお聞かせください。
「ReDocS」は、賃貸管理で発生する更新・解約・家賃管理などの業務全般について、情報の一元化と抽出を簡単におこなうことができるサービスです。賃貸管理では契約書などたくさんの書類を作成する必要があり、その事務作業に追われる現場は多いと思いますが、「ReDocS」を導入することで様々な業務の自動化が実現します。
例えば、更新時期が来た入居者を抽出したうえで一覧化し、必要な書類がワンクリックで作成できます。賃貸管理業務の中には、主に契約者管理・更新管理・家賃管理・オーナー精算がありますが、これらの機能はすべて網羅しています。
「ReDocS」の開発に至るまでの背景を教えてください。
私が以前働いていた不動産管理会社では、賃貸管理ソフトを導入していたものの、主な現場の業務はExcelを中心として回っていました。Excelは便利なソフトですが、部署のメンバーがそれぞれファイルを作成すると情報共有できないという課題がありました。
また特に大変だった作業は書類作成です。契約書をはじめ膨大な量の書類を作る必要がある中で、Excelの雛型のテンプレートに沿って物件名・住所・お客様のお名前・賃料などをひたすらコピー＆ペーストしていきます。この操作がなかなか面倒で、またミスが起こりやすいという問題もありました。
膨大な書類をミスなく作るには、労働時間を増やしてカバーするしかありません。私はその頃20代前半でしたので残業が多くてもなんとかやっていけましたが、やはり非効率な状況への疑問はずっと抱えていました。
その後、独立してウェブサービスを作る会社を立ち上げた際、「誰でも簡単に使える賃貸管理ソフトを作りたい」と考えて「ReDocS」の開発に着手しました。ありがたいことに今では数多くのお客様に導入いただいています。
「ReDocS」導入のメリットと解決できる3つの課題
「ReDocS」を導入することで得られるメリットは何ですか。
賃貸管理業務でよくあるお悩みには、次の3つがあると考えています。
１．書類作成が煩雑で非効率的な作業が多い
２．家賃の入金管理で抜けや漏れが発生する
３．社内外のコミュニケーションが上手くいかない
書類作成については前職の経験も含めてお伝えした通り、いくつもの書類に同じ項目をコピー＆ペーストして作成する必要があり、効率が悪い部分が多くあります。また入金管理は毎月必ず発生する作業であり、絶対にミスしてはいけないものです。しかしこれもExcelで一覧表を作っていると、チームで協力して作業にあたるのが難しかったり、入金漏れがあったときの対応が遅れたりします。
最後にコミュニケーションの問題も深刻です。不動産管理は多くの場合マンパワーに頼りがちで、担当者しか情報を知らない場合も少なくありません。例えば物件のエアコンが壊れたと連絡があり、担当者が業者さんを手配したとします。担当者はその経緯がわかっているものの、お客様や業者さんから電話がかかってきたとき、社内の他のメンバーは情報がわからず対応できない事例はよくありますね。
入金管理やコミュニケーションは会社の信頼度にも直結する、特に重要な業務です。社内でみんなが同じ情報を見られるようになれば、今までは紙の台帳や手元のExcelだけにあった頃よりうまく情報共有ができます。これら3つの大きな悩みを当社のサービスがうまく解決できているので、多くのお客様に選んでいただいているのかなと思います。
「ReDocS」はその使い勝手と導入しやすい価格が特徴ですが、他社のシステムに比べて安価に提供できる秘訣は何でしょうか。
クラウドサービスであることと、サポートも含めてすべてリモートでおこなっていることが比較的安くご提供できる理由です。当社の営業方針として、基本的に訪問でのサポートはおこなっていません。お客様先に訪問して一緒にシステムをセッティングするのは親切ですが、お客様の時間をいただくことになってしまいますし、当社の人件費も増えます。
それならば「誰が見ても使い方がすぐわかるシステム」を作る方に力を注ごうと考えました。現場経験が少ない方でもすぐに使えるのが「ReDocS」の特徴です。わからないことがあればいつでも当社のサポートが電話でお答えします。これはお客様の社内教育コストの削減にも貢献できるのではないかと思います。
煩雑な家賃管理も簡単に！「ReDocS」導入による効果とは
「ReDocS」の導入によって課題が改善された事例があれば教えてください。
当社のサービスの中でも特にご好評いただいているのが、家賃管理機能です。家賃管理には主に、銀行振込・口座振替・保証会社の収納代行・手渡しの4つの入金方法があります。手渡し以外の方法はすべて「ReDocS」でサポートできます。銀行振込はネットバンキングとの連携で自動化できますし、口座振替や保証会社とのやりとりもデータの一括取り込みに対応しています。多くの不動産会社が悩む煩雑な家賃管理の部分が「ReDocS」で効率化できた、というお声は多くいただいていますね。
取り扱い物件数が100戸を超えたあたりから、Excelでの管理が難しくなるというお悩みをよく聞きます。そういう方に「ReDocS」はぴったりなサービスですね。
当社のお客様も、最初は40ほどの物件数から始まった会社が、今では300戸や400戸を扱っていらっしゃる場合もあります。当社のサービスを使いながら会社の規模が大きくなっていく様子を見ていると、少しは貢献できているのかなと嬉しくなりますね。
通常は100区画までのライトプラン、500区画までのミドルプラン、1,000区画までのアドバンスプランでご提供していますが、全国賃貸不動産管理業協会の会員様向けには、250区画までのプランも特別にご用意しています。規模が大きくなってからシステムを入れると大変な部分が多いですから、その前に導入したいと考えるお客様は多い印象です。もちろん1,000戸以上のお客様も多数導入されていますので、取り扱い物件数にかかわらずぜひご検討いただきたいですね。
必要なのはPCとネット環境だけ！準備不要ですぐ使い始められる
「ReDocS」を導入する前に準備しておくべきことはありますか。
パソコンとインターネット環境があれば、すぐに使い始めることができます。自社の物件情報や契約者様の情報を入力するだけで簡単にスタートできるのが特徴です。小規模な不動産会社では事務作業を一人でやっていらっしゃる場合も少なくありません。これまでは事務員さんがいないとわからなかった情報も、「ReDocS」に入力しておけば社内ですぐに共有できて業務の属人化を防げます。
「ReDocS」には30日間の無料お試しがあり、最初は「本当に現場の悩みが解決できるのか」と半信半疑だったお客様も、トライアル期間が終わる頃には「これなら使えそうだ」という感想を頂戴しています。
また当社の電話サポートはお客様に大変好評で、「わかりやすい」「安心して作業を進められた」という声をいただくことが多いです。もし事務担当者が一人しかおらず、システムのことを聞ける相手が社内にいない場合でも当社がしっかり支援します。
※無料お試し期間でも電話サポートが利用できます。
「ReDocS」が目指す未来の姿
「ReDocS」の今後の展望についてお聞かせください。
「ReDocS」はサービスのリリース以降、様々な機能を拡充してきました。最近では入居者用のマイページというオプションを作り、管理会社からの一斉通知などコミュニケーションができる工夫も重ねました。主要機能については不動産管理会社の皆様に十分お役立ちできるまで充実してきたと考えています。
一般的に企業の基幹システムは費用が高く、設定に手間がかかり、操作が難しいので導入が大変だという声を聞きます。しかし当社のシステムは直感的な操作感にこだわっていて、誰でも使い方をマスターできるのが特徴です。また災害時にパソコンが壊れたとしても、クラウドでデータを保存しているため事業の継続性の観点から見ても安心です。
当社が目指すのは、書類作成や入力作業などの事務仕事をシステムが自動的にやってくれる未来です。そしてその次は、「ReDocS」さえチェックすれば作業の抜けや漏れ、コミュニケーション不足が解消できる状態を目指しています。物件にまつわる作業すべてをデジタル化し、「ReDocS」が賃貸管理業務の中心にあるハブの役割を果たせるよう、今後もクラウド型ならではの機能を開発していきたいと思います。
※全宅管理の会員の方が、無料体験の後、正式申込をされる際には全宅管理の会員である旨をご記入ください。